Un fichier livré se rapproche de ce que vous savez déjà avant d'entrer dans vos outils. Quelques étapes, dans l'ordre, évitent d'écrire deux fois à la même personne, de démarcher un client comme un prospect ou de contacter quelqu'un qui s'y est opposé.
Garder une copie intacte
Conservez le fichier livré tel quel et travaillez sur une copie. Il reste la référence pour retrouver la source d'une ligne et pour revenir en arrière si une manipulation tourne mal. Mettez les identifiants et le téléphone au format texte avant toute opération, comme l'explique le guide d'ouverture et d'import du CSV.
Repérer les doublons dans le fichier
- Établissements : deux lignes au même SIRET désignent le même lieu. Deux SIRET d'un même SIREN sont deux établissements d'une même entreprise : ce n'est pas un doublon, mais décidez si vous les contactez tous ou seulement le siège.
- Contacts : l'e-mail nominatif est le meilleur identifiant d'une personne. À défaut, combinez prénom, nom et SIRET ; le nom seul fusionne des homonymes.
- E-mails génériques : une même adresse contact@ peut figurer sur plusieurs établissements d'une entreprise. Un seul message suffit.
À la construction d'un fichier Ciblory, deux enregistrements ne sont rapprochés que sur un identifiant fiable (SIRET, puis SIREN), jamais sur un nom. Les doublons qui restent à traiter viennent surtout du croisement avec vos propres données.
Rapprocher le fichier de votre CRM
- Comparez sur le SIRET pour les entreprises, sur l'e-mail pour les personnes. Le nom d'entreprise sert à un contrôle visuel, pas à une fusion automatique.
- Écartez ou marquez vos clients et les prospects déjà en cours : ils appellent un autre message.
- Pour une fiche déjà présente, ne remplacez pas une coordonnée récente de votre CRM par une plus ancienne du fichier : comparez avec la date de collecte.
- Gardez sur chaque nouvelle fiche la source et la date de collecte.
Appliquer votre liste d'opposition
Avant le premier envoi, retirez toutes les personnes inscrites sur votre propre liste d'opposition, en comparant sur l'e-mail et sur le téléphone. Ciblory retire de ses fichiers les personnes qui se sont opposées auprès de lui, mais ne connaît pas les demandes que vous avez reçues directement : seule votre liste les couvre. Le guide pour gérer les oppositions en prospection B2B précise comment la tenir.
Normaliser avant de segmenter
- Supprimez les espaces superflus et harmonisez la casse des noms avant de comparer : « DUPONT » et « Dupont » doivent se reconnaître.
- Segmentez sur la famille de fonction normalisée plutôt que sur l'intitulé de poste brut, qui s'écrit de dizaines de façons.
- Découpez le fichier en lots cohérents (activité, zone, fonction) et notez le lot dans votre CRM : vous saurez quels segments répondent.
Les limites du nettoyage
Dédoublonner ne rafraîchit pas une coordonnée périmée, et un rapprochement automatique sur des noms crée plus d'erreurs qu'il n'en corrige. En cas de doute, gardez deux fiches séparées et tranchez à la main : une fusion erronée se défait plus difficilement qu'un doublon ne se supprime.
Pour mesurer avant d'élargir, la méthode est décrite dans le guide pour tester une cible sur un échantillon.