Le fichier est livré au format CSV, lisible par tous les tableurs et tous les CRM. Ses réglages sont choisis pour qu'il s'ouvre correctement en français sans manipulation.
- Encodage UTF-8 avec BOM : les accents s'affichent correctement, y compris dans Excel.
- Séparateur point-virgule : celui qu'attend un tableur réglé en français, où la virgule sert aux décimales.
- Fins de ligne Windows : reconnues partout.
Dans Excel ou LibreOffice
Un double-clic suffit dans la plupart des cas. Si les colonnes apparaissent regroupées dans la première, votre tableur n'est pas réglé en français : utilisez l'import de données texte (Excel : « Données », puis « À partir d'un fichier texte/CSV » ; LibreOffice : la fenêtre d'import s'ouvre d'elle-même) et choisissez l'encodage UTF-8 et le point-virgule comme séparateur.
Avant toute modification, mettez la colonne téléphone au format texte : un tableur qui la lit comme un nombre retire le « + » et l'indicatif. Faites de même pour le SIREN, le SIRET et le code postal, dont les zéros de tête disparaîtraient.
Cellules commençant par =, +, - ou @
Un tableur interprète ces caractères comme le début d'une formule. Pour qu'une donnée ne soit jamais exécutée, ces cellules sont précédées d'une apostrophe dans le fichier livré. Elle est invisible dans la cellule et n'altère pas la valeur.
Les pièges à éviter
- Réenregistrer sans y penser : selon le format choisi, un tableur peut réenregistrer le fichier dans un autre encodage ou avec un autre séparateur. Dans Excel, choisissez explicitement « CSV UTF-8 » ; sinon l'import dans le CRM affichera des accents illisibles.
- Trier une seule colonne : trier une colonne sans étendre la sélection au reste du tableau désaligne les lignes, et le mal est souvent invisible. Gardez une copie intacte du fichier livré.
- Corriger à la main un identifiant : un SIREN ou un SIRET modifié ne rapproche plus la ligne de la bonne entreprise.
Import dans un CRM
- Choisissez l'import CSV, l'encodage UTF-8 et le point-virgule comme séparateur.
- Associez chaque colonne à un champ du CRM. Pour un fichier contacts, rattachez la personne à son entreprise par le SIRET ou le SIREN plutôt que par le nom, qui peut s'écrire de plusieurs façons.
- Dédoublonnez avec vos fiches existantes sur le SIRET (établissement) ou l'e-mail nominatif (personne) : la méthode est détaillée dans le guide pour nettoyer et dédoublonner un fichier.
- Conservez les colonnes source et date de collecte : elles répondent à la question « d'où viennent mes coordonnées ? » qu'une personne contactée peut vous poser.
Le sens de chaque colonne est décrit dans le guide des colonnes du fichier. Le fichier reste téléchargeable depuis votre espace client pendant la durée indiquée dans les questions fréquentes sur la livraison.