« E-mails vérifiés » peut désigner des contrôles très différents, du simple examen du format à l'interrogation du serveur de messagerie. Pour décider à quelles adresses écrire, et en quelle quantité, il faut savoir lequel a été fait et ce qu'il laisse indécis.
Les niveaux de contrôle
- La syntaxe : l'adresse a la forme d'un e-mail (une partie locale, un @, un domaine). Ce contrôle écarte les fautes de saisie grossières, rien de plus.
- Le domaine : le domaine existe et publie des serveurs de messagerie dans le DNS (enregistrements MX). L'entreprise reçoit des e-mails, mais pas forcément à cette adresse.
- La boîte : le serveur de messagerie, interrogé sans qu'aucun message soit envoyé, a indiqué qu'il accepterait un message pour cette adresse. C'est le contrôle le plus informatif, mais il ne vaut qu'à sa date et qu'autant que la réponse du serveur est sincère.
- Le catch-all : certains serveurs acceptent toutes les adresses de leur domaine, qu'elles existent ou non. Le contrôle de la boîte ne peut alors rien conclure : l'adresse n'est ni bonne ni mauvaise, elle est indécidable.
Pourquoi aucun contrôle ne garantit la réception
- Un serveur peut accepter l'adresse lors du contrôle, puis rejeter le message ou le classer en courrier indésirable.
- Une boîte valide aujourd'hui peut fermer demain : départ d'un salarié, changement de nom de domaine.
- Certains serveurs ralentissent ou refusent volontairement les contrôles : le résultat est alors inconnu, sans rien dire de l'adresse.
- La réception dépend aussi de l'expéditeur : réputation et authentification du domaine d'envoi (SPF, DKIM, DMARC), contenu, volume et régularité des envois.
Une promesse de « zéro rebond » ou de « délivrabilité garantie » n'est donc pas tenable, quel que soit le fournisseur.
Les statuts d'un fichier Ciblory
Chaque adresse livrée porte l'un des statuts ci-dessous, qui dit quel contrôle a été fait, et seulement cela ; la colonne de date de vérification dit quand. Une adresse constatée invalide n'est jamais livrée.
- Présent
- Adresse fournie par la source, aucun contrôle effectué.
- Syntaxe contrôlée
- Format conforme. Ne dit rien de l'existence de la boîte.
- Domaine contrôlé
- Le domaine publie des serveurs de messagerie (DNS). La boîte peut ne pas exister.
- Validité technique contrôlée
- Contrôle technique positif à la date indiquée. Il peut changer et ne garantit pas la réception.
- Inconnu
- Contrôle tenté sans résultat exploitable.
- Risqué (catch-all)
- Le domaine accepte toute adresse : l'existence de la boîte est indécidable.
- Invalide
- Rejet constaté (format, domaine inexistant ou rebond permanent). Jamais exporté.
Aucun contrôle ne garantit la délivrabilité : une syntaxe ou un domaine valides ne prouvent pas qu'une adresse reçoit les messages.
La répartition des statuts de chaque fichier publié figure sur la page statuts des e-mails et mesures des fichiers.
Comment s'en servir
- Commencez par les adresses dont la boîte a été contrôlée récemment, puis élargissez aux autres statuts.
- Envoyez d'abord par petits lots et surveillez les rebonds : un taux élevé sur un lot signale un problème avant qu'il ne touche tout le fichier.
- Retirez immédiatement les adresses en rebond permanent et ne les réimportez pas à l'occasion d'un nouveau fichier.
- Traitez à part les adresses catch-all et inconnues : volumes réduits, ou autre canal (téléphone, courrier).
- Pour une adresse générique (contact@…), attendez-vous à ce que le message soit lu par l'accueil et transmis, ou pas.
Écrire à une adresse valide ne dispense pas des règles de prospection : voir les repères CNIL pour prospecter des professionnels.