Les coordonnées professionnelles d'une personne (nom, e-mail nominatif, ligne directe) restent des données personnelles : le RGPD s'applique à la prospection entre entreprises. Ce guide résume les repères publiés par la CNIL pour la prospection de professionnels en France. Il ne remplace pas un conseil juridique et ne traite pas de la prospection des particuliers, soumise à des règles plus strictes.
Ce que chaque canal permet
- E-mail : possible sans consentement préalable si le message est en rapport avec la profession de la personne (proposer un logiciel de comptabilité à un comptable, pas des vacances). Chaque message doit lui permettre de s'opposer simplement à recevoir les suivants.
- Téléphone : possible tant que la personne ne s'y est pas opposée.
- Courrier : possible tant que la personne ne s'y est pas opposée.
Une adresse générique (contact@, accueil@) désigne l'entreprise plutôt qu'une personne ; la prudence reste de mise et l'opposition doit être respectée de la même façon.
Informer la personne contactée
Quand vous utilisez des coordonnées que vous n'avez pas collectées vous-même, la personne doit être informée au plus tard lors du premier contact. Indiquez qui vous êtes, la finalité du message, la source de ses coordonnées et la façon d'exercer ses droits, notamment de s'opposer. Les colonnes source et date de collecte du fichier vous donnent l'origine de chaque ligne.
Gérer les oppositions
- Tenez votre propre liste d'opposition et consultez-la avant chaque campagne, quel que soit le fichier utilisé.
- Traitez une demande d'opposition sans délai et sans condition : la personne n'a pas à se justifier.
- Ne réimportez pas une personne opposée à l'occasion d'un nouveau fichier : comparez sur l'e-mail ou le téléphone.
De son côté, Ciblory retire des sélections et des fichiers suivants toute personne qui s'est opposée auprès de lui ; une personne peut le faire depuis la page exercer vos droits et vous opposer. Une copie déjà livrée reste sous votre responsabilité, d'où l'importance de votre propre liste.
Ne pas conserver indéfiniment
Un prospect qui ne répond jamais ne doit pas rester indéfiniment dans vos outils. La CNIL retient, dans son référentiel sur la gestion commerciale, une conservation de trois ans à compter du dernier contact venant du prospect. Fixez votre durée, documentez-la et supprimez les lignes échues.
Les limites de ces repères
Ces repères résument des recommandations générales ; ils ne tranchent pas les cas particuliers (prospection à l'étranger, secteurs soumis à des règles propres, données sensibles). La conformité d'une campagne dépend de son contenu, de sa cible et de la façon dont vous traitez les réponses : aucun fournisseur de fichier ne peut la garantir à votre place. En cas de doute, interrogez votre délégué à la protection des données ou un juriste, et consultez directement les publications de la CNIL.
Vos obligations d'utilisateur du fichier
Les usages permis, l'interdiction de revente et vos engagements de licencié sont fixés dans les conditions de licence d'utilisation. La façon dont Ciblory collecte, contrôle et exclut les données est décrite sur la page fonctionnement et qualité des données.